تکنیک‌هایی که تولید محتوای اثربخش را چابک می‌کند
تکنیک‌هایی که تولید محتوای اثربخش را چابک می‌کند
تولید کنندگان محتوا کار بسیاری دشواری دارند و با درخواست‌های متنوع و متفاوتی از سازمان‌های مختلف روبه‌رو هستند. برخی از این درخواست‌ها منطقی و با زمانبندی مشخص و اصولی هستند و برخی مواقع تنها برای حل مشکل دیگران کاربرد دارند. به عنوان مثال برخی درخواست می‌کنند تا فیلمی برای آنها تهیه شود. برخی نیاز به پرسشنامه دارند. برخی نیاز به ایمیل دارند. برخی کار خود را فراموش کرده‌اند انجام دهند و نیاز به یک نفر دارند که تا فردا کار چند هفته‌ای آنها را انجام دهد. خوشبختانه یک فرآیند مدیریت کار برای محافظت از تولید کنندگان محتوا در جهان طراحی شده است. این فرآیند را فرآیند محتوای چابک می‌نامند که به خوبی در بازاریابی جواب می‌دهد. فرآیند محتوای چابک هم مناسب بازاریابان محتوا و هم تولیدکنندگان محتوا است. در واقع این فرآیند چهار رویکرد یا تمرین است که در ادامه آنها را معرفی خواهیم کرد. این رویکردها به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید لحظات خود را مدیریت کنید و در مدت زمان کمتری، با استرس بسیار کمی کار تولید و تحویل محتوا را انجام دهید.
1) ایجاد یک لیست کاری زمانبندی شده
ساده‌ترین راه برای داشتن پشتوانه کاری این است که یک لیست زمانبندی با اولویت‌بندی برای خود داشته باشید. این کار باعث می‌شود تیم محتوا و یا خودتان بدانید در هر زمان چه وظیفه‌ای دارید. بنابراین وقتی آنها و یا شما کاری را شروع می‌کنید، می‌دانید که این تنها بخشی از کار است که در اولویت مشخصی قرار گرفته است.
همانگونه که در شکل می‌بینید:
- آیتم‌هایی که در بالا قرار می‌گیرند با عنوان اولویت بالا نامیده می‌شوندکه در شکل با رنگ سبز مشخص شده است و مفهوم آن این است که به جزئیات زیادی نیاز دارند. این آیتم‌ها نسبت به آن‌هایی که در پایین ذکر می‌شوند، شرایط خاص‌تر و ویژه‌تری دارند.
- آیتم‌هایی که در اولویت‌های بعدی قرار داده می‌شوند جزئیات کمتری نیاز دارند و حتی تولیدکننده محتوا ممکن است یک هفته تا چند ماه برای تولید آنها زمان داشته باشد.
این آیتم‌ها به شما این امکان را می‌دهند تا با صبر بیشتری اطلاعات را جمع‌آوری کنید و مجبور به دریافت اطلاعات از نزدیک‌ترین منابع نباشید. بهتر است فردی را برای نظارت و مدیریت این برنامه زمانبندی شده داشته باشید تا هر محتوا را به دقت بررسی و شرایط خروج آن را در زمان‌های مناسب فراهم نماید. در این شرایط حتی با داشتن چندین مشتری، این فرد می‌تواند با اولویت‌بندی سفارش آنها و قرار دادن در این لیست به راحتی آنها را مدیریت کند.
2) مدیریت و نظارت بر گردش کار
در فرآیند محتوای چابک پس از اینکه محتواها را طبقه‌بندی و اولویت‌بندی کردید، باید شرایطی را فراهم آورید که بدانید دقیقاً در زمان جریان تولید محتوا چه اتفاقاتی خواهد افتاد. برای این کار باید گردش کار خود را نظارت و مدیریت کنید.
این موضوع ممکن است کمی پیچیده باشد اما تنها کافی است با یک طرح ساده شروع کنید. برای این منظور به سه سؤال اساسی پاسخ دهید:
- کار از کجا می‌آید؟
- وقتی تیم تولید محتوا دارد این محتوا را تولید می‌کند چه اتفاقی برای محتوا می‌افتد؟
- وقتی کار تما شد این محتوا کجا می‌رود؟
وقتی می‌خواهید به جواب این سه سؤال برسید بهتر است تمامی تیم تولید کننده محتوا شما در اتاق حضور داشته باشند. این کار برای این نیست که از مدیران و تولید کنندگان محتوا بخواهید چگونه کار کنند و یا در خصوص راه‌های تولید محتوا با آنها صحبت کنید. از آنها باید بخواهید که لیست محتواها را ببینند و هر یک تعدادی از آنها را بر اساس اولویت انتخاب و کار تولید آن را عهده‌دار شوند ترلو به شما این قابلیت را می‌دهد که ضمن اولویت‌بندی کارها بتوانید با مدیریت افراد خود در هر نقطه، نظرات آنها را هم داشته باشید. هر فرد بنا بر تخصص و سلیقه و توانایی خود و بر اساس زمانی که مشخص می‌کند یک موضوع را انتخاب و در زمان مشخص شده تحویل می‌دهد. مدیر محتوا آنها را بررسی و در صورت تأیید آنها را انتشار می‌هد. در هر زمان که موضوع و محتوای جدیدی اضافه می‌شود. آن را با زمانبندی دقیق در این لیست اضافه می‌کنید. حتی اگر نفری به تیم تولید محتوای شما اضافه شود، باز هم او را می‌توانید به لیست اضافه کنید. در محتوای چابک خاص باشید اما زیاده روی نکنید.
شما می‌توانید هر بار هر مشتری جدید و یا موضوع جدید را در ستون جدید اضافه کنید و موضوعات و اولویت‌های جدید را به آنها اضافه کنید. اگر نتوانید همه تولید کنندگان محتوا را هر 10 دقیقه یک بار مدیریت کنید و همه موضوعات را در زمان خود تحویل ندهید کار برای شما پیچیده و مشکل خواهد شد.
3) ایجاد محدودیت‌ها برای کارهای در حال تولید ( WIP)
تا اینجا یاد گرفتیم که باید یک لیست داشته باشیم که اولویت‌بندی شده باشد و آموختیم که باید این لیست مدیریت شود. بنابراین به سراغ ابزار سوم می‌رویم تا به ما برای بهینه‌سازی تولید محتوا کمک کند.
ایجاد محدودیت برای کارهای در حال تولید ممکن است پیچیده باشد ولی در نظر داشته باشید که این ابزاری بسیار قدرتمند و مؤثر برای بهینه سازی محتواها است.
با چند دقیقه تمرکز و آموختن این روش می‌توانید برای همیشه محتواهایی ارزشمند داشته باشید. ساده‌ترین راه برای تولید محتوای چابک این است که از تولیدکننده محتوا بخواهیم تا کار را به هر نحوی که مناسب می‌داند، به شما تحویل دهد ولی در زمان مشخصی باید تحویل دهد. این کار دو نتیجه به همراه خواهد داشت: اول اینکه تولیدکننده محتوا متوجه می‌شود که چگونه می‌تواند در سریع‌ترین حالت ممکن کار را جمع کند و به شما تحویل دهد. دوم اینکه تولیدکننده محتوا کمتر دست به ترکیب اصلی و ارائه ایده و خلاقیت در متن می‌زند. این در حالی است که با محدود کردن تولیدمحتوا به روش‌های زیر می‌توانید خروجی محتوا بسیار اثربخش‌تر و بهینه‌تری داشته باشیم:
- تولید محتوا را متوقف کنید و به همکاران کمک کنید.
محدودیت‌های تولید محتوا را در هر مرحله از گردش کار می‌توان اعمال کرد. بخصوص برای تیم‌های که از دو تا چند نفر تولید کننده محتوا دارند.
در چنین برنامه‌هایی ما نمی‌توانیم از تیم خود بخواهیم تا کارهای بیشتری را انجام دهند زیرا محدودیت دارند. محدودیت آنها این است که محتوایی که در دست دارند بخشی از یک تولید محتوا است و باید در انتظار به پایان رسیدن سایر قسمت‌ها باشند. این نوع محدودیت عالی است و باعث می‌شود یک تیم به همدیگر کمک کنند تا کار بهتر جمع‌بندی شود ولی نقطه ضعف اساسی آن این است که تیم مجبور به اتمام کار خود می‌شوند قبل از آنکه در خصوص کیفیت آن اطمینان داشته باشند. به عبارت دیگر تا کار اینفوگرافیک، ایمیل و یا وبلاگ مطلب تمام نشود کار بعدی را نمی‌توانند آغاز کنند. در این حالت محدودیت، باید اطمینان داشته باشید که نیروی شما در حال کار است.
- محدود کردن تولید محتوا با کمتر کردن تغییرات در تولید محتوا
با ایجاد محدودیت در تولید محتوا، کیفیت تولید محتوا بسیار بالاتر هم خواهد رفت. پرهیز از تعویض زمینه باعث بالاتر رفتن کیفیت کار می‌شود. وقتی ما از کاری به کاری دیگر می‌رویم و کار تولید محتوا را در زمینه‌های متنوعی به تولید کننده محتوا واگذار میکنیم، زمان و انرژی او را دستخوش تغییر میکنیم. این زمان برای تمرکز و نوآوری نیست و در اصل هدر رفت زمان است.
4) محرک محتوا (محتوای چابک)
باید گفت بسیاری از افراد به جای اینکه مشکلات را حل کنند با ایجاد فشارهای کاری و شتاب‌های بیهوده بر تولیدکنندگان محتوا باعث ایجاد مشکلات بیشتری می‌شوند.
سرعت، یک جعبه زمانی و مقرراتِ خود اعمالی ایجاد می‌کند. تولیدکننده محتوا با نگاه به این جعبه زمانی و کارهای عقب افتاده‌ای که دارد، با استرس و بدون تمرکز کار می‌کند و سعی می‌کند در کمترین زمان بیشتر آنها را انجام دهد.
وقتی که آنها بدانند هیچ فشاری بر آنها نیست و کسی نمی‌تواند در لیست کارهای آنها موردی را اضافه کند خود را از شرایط اضطراری و وقفه‌های بی‌معنا رهایی می‌دهند و این باعث می‌شود بر روی مقدار مشخصی از کار در مدت زمان مشخص با تمرکز بالا کار کنند.
نگاهی به رویکرد تولید چابک محتوا
اگر فکر می‌کنید ورود به این چهار رویکرد در یک زمان مشکل باشد بهتر است در هر بار یکی از آنها را شروع کنید و وقتی در آن حسابی موفق شدید به سراغ مورد بعدی بروید. رویکرد تولید محتوای چابک باعث خواهد شد تا محتواهای بیشتر و با کیفیت بالاتری تولید کنید و تیم موفق‌تری داشته باشید.
منبع:
https://www.marketingprofs.com
.svg)