زمانی که شما در اولین قدم‌های راه‌اندازی کسب‌وکار خود هستید، فهرست کاملی از وظایف را برای خود مشخص می‌کنید. با وجود اینکه تعیین شرایط و مقررات کسب‌وکار جزء اولویت‌های خیلی پایین قرار می‌گیرد، به شما پیشنهاد می‌شود که برای جلوگیری از بروز هرگونه مشکل هر چه سریع‌تر نسبت به تنظیم آن اقدام نمایید. شرایط و ضوابط به محافظت از شما در برابر مسئولیت‌های احتمالی و جلوگیری از درگیری و سوء‌تفاهم با مشتریان خود کمک می‌کنند.

قوانین و مقررات وب ‌سایت شامل مجموعه‌ای از شرایط و اظهارات است که کاربران احتمالی در صورتی که مایل به استفاده از خدمات شما هستند، باید از آن‌ها پیروی کنند. برای نوشتن مجموعه‌ای کامل و بی‌نقص از شرایط و ضوابط وب سایت باید در نظر بگیرید که چه نوعی از قوانین مناسب شرایط شما است، این قوانین در کجا باید قرار بگیرند و چگونه کاربران به آن دسترسی خواهند داشت. هنگامی که شما درک خوبی از وضعیت شخصی خود داشته باشید، می‌توانید مفاد و مقررات مختلفی را برای خدمات خود تعیین کنید.

چه کاری باید انجام دهیم و چه چیزهایی را در نظر بگیریم؟

اصطلاحات و قوانین طراحی شده باید به خوبی بیان شوند و مانند یک دفترچه‌ی راهنما یا کتاب دستورالعمل برای اجرای کسب و کار شما تدوین شوند. وضوح کامل، شرح موارد و مشکلات احتمالی در مورد یک وضعیت خاص باید به خوبی توضیح داده شود تا در مواجهه با هر یک از آن‌ها بتوان طبق قوانین و مقررات سایت از پیش تعیین شده که در معرض دید و تأیید قرار گرفته‌اند، اقدام کرد.

از این طریق جای هیچ گونه بحث و درگیری و شکایتی برای طرفین باقی ‌نمی‌ماند. همانطور که بیان شد این شرایط و ضوابط بر پایه‌ی خصوصیات کسب‌وکار شما خصوصی‌سازی می‌شود اما مواردی که می‌توانند در این قسمت قرار گیرند، شامل گزینه‌های زیر است:

• تعریف دقیق از محصولات و خدمات ارائه شده
• تعیین شرایط پرداخت (در صورت نیاز)
• هرگونه تضمین یا ضمانت ارائه شده
• جدول زمانی برای تحویل و هر گونه گردش کار
• تعیین شرایط فسخ معامله و منصرف شدن هر یک از طرفین یا شرایط مرجوع کالا یا خدمات
• مدت توافق‌نامه و شرایطی که برای خروج از توافق بر قرار خواهد بود
• تعیین قانون ناظر بر قرارداد و شرایط اجرایی آن

برای تدوین قوانین و مقررات سایت به نکات زیر توجه کنید:

1. از قالب آماده استفاده نکنید و با توجه به شرایط و ضوابط خود به تعیین قوانین بپردازید.
2. سبک و روشی که برای نوشتن این قوانین در نظر می‌گیرید باید روشن و واضح باشد. شرایط و ضوابط وب سایت باید برای هر دو طرف منصفانه باشد. شما باید مواردی که مسئولیت آن با شماست و یا مواردی را که ممکن است باعث ایجاد مشکل شوند، بیان کنید. اگر سخت‌گیری بیش از حد در قوانین تعیین شده داشته باشید، هیچ کس با شما تجارت نخواهد کرد، بنابراین سعی کنید همه شرایط معقول و نرمال باشد.
3. با توجه به مسائل و پیشامد‌های ممکن در طول زمان، قوانین و مقررات وب سایت خود را بروزرسانی کنید و مواردی که ممکن است فراموش کرده باشید و بعداً متوجه شدید که ضروری هستند، به شرایط خود اضافه کنید.
4. سعی کنید در تدوین قوانین و مقررات وب سایت آن‌ها را به خوبی دسته‌بندی کنید. به عنوان مثال شرایط قیمت‌گذاری، حریم خصوصی، شرایط مرجوعی، مالکیت معنوی، امنیت، مسئولیت‌ها و شرایط خرید را بطور جداگانه و واضح بیان کنید.
5. شرایطی را تنظیم کنید که تمامی فعالیت‌های آنلاین را پوشش دهد. تمامی موارد مربوط به خرید و فروش آنلاین را در جایی از وب‌سایت که قابل رؤیت باشد قرار دهید. بیان کنید که در صورت استفاده از این وب‌سایت شرایط و ضوابط وب سایت را قبول کرده‌اید و در غیر این صورت از سایت استفاده نکنید.
6. با بیان اینکه حق کپی رایت شما محفوظ است مالکیت فکری، طراحی، علائم تجاری و محتویات وب‌سایت را به خود اختصاص دهید تا از این طریق استفاده بدون اجازه از مطالب خود را متوقف کنید.
7. یکی از بندهای شرایط و ضوابط وب سایت حریم خصوصی و حفاظت از داده‌ها است که بیان می‌کند شما به طور جدی به تعهدات مربوط به حریم خصوصی پایبند هستید، به ویژه اینکه اطلاعات و داده‌های مشتریان شما محفوظ است.
8. شرایط و ضوابط وب سایت شما برای معاملات و تراکنش‌ها باید مشخص باشد: آیا شما کوکی‌ها را ذخیره می‌کنید یا خیر و اینکه مشکلات معاملات پولی را چگونه برطرف خواهید کرد.
9. شرایط سلب مسئولیت وب‌سایت را مشخص کنید زیرا سلب مسئولیت وب‌سایت با شرایط عمومی وب‌سایت متفاوت است و مربوط به مسئولیت‌های قانونی است. با این کار شما محدوده مسئولیت خود را برای زمانی که مشکلی ایجاد می‌شود، مشخص می‌کنید.
10. روش شکایت و خدمات مشتریان را با نوشتن قوانین مربوطه مشخص کنید. از این طریق می‌توانید با داشتن یک روش شکایتی داخلی از بسیاری از اختلافات اجتناب کنید. این شرایط را در صفحه قوانین و مقررات سایت به اشتراک بگذارید تا مردم بدانند در زمان بروز مشکل به کجا مراجعه کنند.
11. دقت کنید که شرایط و ضوابط قرارداد‌های تجاری با قوانین و مقررات وب سایت متفاوت است. در مورد قرارداد‌های تجاری شما با مشتریان معامله می‌کنید و شرایط تنظیم شده هر نوع معامله‌ای را که شما در آن شرکت داشته باشید شامل می‌شود. در مقابل، شرایط استفاده از وب سایت فقط مربوط به نحوه‌ی استفاده از وب سایت شما است.
12. از طریق استخدام وکیل تجاری و یا مشاوره با وکیل اینترنتی شرایط و ضوابط وب سایت خود را سریع‌تر و بدون ریسک تنظیم کنید.

عدم مشخص بودن شرایط و ضوابط وب سایت می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر جریان نقدی تجارت شما داشته باشد، زیرا ممکن است در وضعیتی قرار بگیرید که مشتری فکر کند نیاز به پرداخت در مرحله‌های اولیه وجود ندارد و در پایان پروژه پرداخت را انجام ‌دهد در صورتی که شما نیاز دارید بر اساس شرایط خود مبلغ معامله را قبل از ارائه‌ی هرگونه خدماتی دریافت کنید. با مشخص کردن این موارد در همان ابتدا، جای هیچ‌گونه سوء تفاهمی را نگذارید.

به طور خلاصه، اگر شرایط و ضوابطی را برای کسب‌وکار خود مشخص نکنید، خود را در معرض عدم اطمینان و سوء تفاهم قرار داده‌اید، برای ایجاد آرمان واقعی بین دو طرف در هر معامله، داشتن قوانین و شرایط لازم و حیاتی است و مشخص کردن حد و مرز‌ها به شما این اجازه را می‌دهد که از کسب‌وکار خود محافظت کنید.

تولید شده در فرامحتوا و چاپ شده در هفته‌نامه‌ی شنبه؛ شماره‌‌ی 74؛ صفحه‌ی 12 (لینک نشریه)